Privacystatement

Lentekind is een orthopedagogisch dagcentrum voor beweging en ontwikkeling voor kinderen en jongvolwassenen met een verstandelijke en/of ernstig meervoudige beperking, een stoornis binnen het autismespectrum of een achterstand in hun ontwikkeling. We verwerken daarvoor persoonlijke informatie. Dat is noodzakelijk om onze cliënten, hun (zorg)behoeften en soms ook de wettelijk vertegenwoordiger(s) te kennen.

Als werkgever hebben we ook persoonlijke gegevens van medewerkers en vrijwilligers nodig. We zijn en voelen ons verantwoordelijk voor de verwerking en bescherming van deze gegevens. Daarom gaan we er op een respectvolle en zorgvuldige manier mee om. In dit privacystatement geven we antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van je persoonsgegevens.

Wil je dit Privacystatement liever als PDF downloaden, klik dan hier.
Meer lezen over privacy op onze website? Bekijk dan de pagina met cookie-instellingen.

Aan welke wet- en regelgeving moet Lentekind zich houden bij het verwerken van persoonsgegevens?

Bij het verwerken van je persoonsgegevens werken we onder andere via de volgende wetgeving:

• Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)
• Wet aanvullende bepalingen verwerking persoonsgegevens in de zorg
• Wet op de Geneeskundige Behandelingsovereenkomst (WGBO)
• Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg ( WKKGZ)
• Jeugdwet
• Wet langdurige zorg (WLZ)
• Wet maatschappelijke ondersteuning (WMO)
• Wet bijzondere opnemingen in psychiatrische ziekenhuizen (Wet BOPZ)
• Collectieve Arbeidsovereenkomst Gehandicaptenzorg (cao).

Waarvoor verwerkt Lentekind persoonsgegevens?

We verwerken je persoonsgegevens om zo onze taken goed te kunnen uitvoeren. Zoals het leveren en in stand houden van goede, passende en verantwoorde zorgverlening, ondersteuning, behandeling en verdere dienstverlening aan onze cliënten. Dit doen we via de zorg- en dienstverleningsovereenkomst, de algemene voorwaarden en het ondersteunings- of behandelplan. Voor medewerkers en vrijwilligers gaat het onder andere om (arbeids)overeenkomsten en vergoeding van salaris en/of onkosten. Dit is het hoofddoel van de verwerkingen. Activiteiten die hiermee verband houden zijn

• het vaststellen van de zorgvraag, wensen en aanvullende behoeften van cliënten, zodat we hierop goed kunnen inspelen door een passend zorgaanbod.
• het voeren van administratie en andere interne beheersactiviteiten om zo onder andere de verplichte (accountants)controles daarop mogelijk te maken.
• het registreren voor een verantwoorde bedrijfsvoering, zoals het kunnen declareren van de geleverde zorg en het aantonen van een verklaringen omtrent gedrag.
• communicatie- en correspondentiedoeleinden, zoals het beantwoorden van vragen.
• zorgondersteunende functies, zoals het uitvoeren van interne audits en andere onderzoeken ter verbetering van de kwaliteit en veiligheid van de zorg- en dienstverlening. Een voorbeeld is het  cliënttevredenheidsonderzoek.
• het behandelen van geschillen, klachten en claims.
• voldoen aan wettelijke verplichtingen.

We kunnen je persoonsgegevens ook voor andere doeleinden gebruiken. Als dit zo is, dan informeren we je daarover vooraf. Als dat nodig is, zullen we ook je toestemming vragen.

Wanneer mag Lentekind persoonsgegevens verwerken?

We mogen je persoonsgegevens en die van je eventuele wettelijk vertegenwoordiger(s) alleen verwerken als ten minste aan één van de hierna genoemde voorwaarden/grondslagen is voldaan

1. Je hebt toestemming gegeven voor de verwerking van je persoonsgegevens via een toestemmingsverklaring.
2. Het is noodzakelijk om de overeenkomst uit te kunnen voeren die we met jou hebben afgesloten, waaronder bijvoorbeeld de zorg- en dienstverleningsovereenkomst of je arbeidsovereenkomst.
3. Er is een wettelijke verplichting, zoals de dossierplicht en de gegevensverstrekking bij gedwongen behandeling.
4. Het is noodzakelijk voor de bescherming van de vitale belangen van jou of van anderen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de situatie waarin jij of een ander buiten bewustzijn bent/is en daardoor acute medische hulp nodig heeft.
5. Het is noodzakelijk voor de goede vervulling van een taak van algemeen belang vanuit een ander wet met (eventuele) nadere bepalingen. Het gaat dan om bijvoorbeeld volksgezondheid, sociale bescherming en het beheer van gezondheidszorgdiensten.
6. Het is noodzakelijk voor de behartiging van een van onze gerechtvaardigde belangen of van de gerechtvaardigde belangen van derden. Dit mag, tenzij deze belangen minder zwaar wegen dan jouw belangen, rechten en vrijheden. De gerechtvaardigde belangen waar we de verwerkingen op baseren zijn onder andere
   • beveiliging van de gebouwen en eigendommen van Lentekind.
   • fraudepreventie, zoals controle op de logging van het elektronisch cliëntendossier.
   • kwaliteits- en trainingsdoeleinden.

Welke persoonsgegevens worden door Lentekind verwerkt?

Vanaf het moment van je aanmelding of sollicitatie bij ons verwerken we persoonsgegevens. Belangrijk om te weten is dat dit alleen de persoonsgegevens betreffen die we noodzakelijk vinden. Deze persoonsgegevens worden opgeslagen in je persoonlijke dossier.

Mag Lentekind de persoonsgegevens delen met anderen?

Als uitgangspunt hanteren we de regel dat we je persoonsgegevens geheim houden en deze gegevens dus niet delen met of verstrekken aan derden. Er zijn hierop een paar uitzonderingen. We delen (bijzondere) persoonsgegevens wel

• als je, dan wel je wettelijk vertegenwoordiger(s), uitdrukkelijk toestemming hebt gegeven voor het verstrekken van de gegevens via een toestemmingsverklaring.
• als je ernstig nadeel kan ondervinden als we je persoonsgegevens niet verstrekken aan derden.
• als we op grond van wet- en regelgeving verplicht zijn je persoonsgegevens te verstrekken aan specifieke derden.

Hoe lang bewaart Lentekind je persoonsgegevens?

We bewaren je persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor we de gegevens verwerken. De bewaartermijn kan per persoonsgegeven verschillen.

Over het algemeen gaan we uit van de volgende bewaartermijnen:

• Het cliëntendossier bewaren we 15 jaar na afloop/beëindiging van de zorg- en dienstverlening.
• Het cliëntendossier over onvrijwillige behandeling bewaren we 5 jaar na afloop/beëindiging van de behandeling.
• Informatie over salarisafspraken bewaren we 7 jaar na afloop van het dienstverband. De kopie van het identiteitsbewijs en de loonbelastingverklaring 5 jaar. Informatie over getuigschriften,
• ontwikkelgesprekken, ziekteverzuim en reïntegratie wordt 2 jaar bewaard.
• Na afloop van deze termijnen vernietigen we doorgaans de persoonsgegevens.

Hoe beveiligt Lentekind je persoonsgegevens?

We hebben verschillende maatregelen genomen om je persoonsgegevens te beveiligen en beschermen tegen onder andere verlies of diefstal. Voorbeelden zijn de beveiliging van ons computernetwerk, e-mailomgeving en mobiele apparatuur. Maar ook kennen we geheimhoudingsplicht, werken we aan privacybewustzijn, hebben we een gedragscode en regelen we via autorisatie toegang tot systemen en bestanden waarop alleen bevoegden toegang hebben.
Mocht er toch iets mis gaan, dan handelen we via het protocol ‘Melding (vermoeden van) datalekken en kwetsbaarheden’ om de schade te beperken en herhaling in de toekomst te voorkomen.

Welke rechten zijn er bij de verwerking van je persoonsgegevens?

Op grond van de AVG heb je een aantal rechten op de persoonsgegevens die we van je verwerken. Deze rechten hebben zijn

• het recht op inzage in je dossier
• het recht om je gegevens te wijzigen en aan te vullen
• het recht om (een gedeelte van) je gegevens te verwijderen
• het recht van bezwaar
• het recht op het beperken van het gebruik van je persoonsgegevens
• het recht om je gegevens over te dragen naar jou en/of naar een andere organisatie.

Ondanks deze rechten kunnen er omstandigheden zijn waardoor we aan een bepaald verzoek (tijdelijk) geen gehoor kunnen geven. We zullen ieder verzoek steeds op zijn eigen gronden beoordelen.
We laten u zo snel mogelijk weten of en in hoeverre we aan je verzoek voldoen. In principe doen we dit binnen een maand na ontvangst van het verzoek. De maximale termijn is drie maanden. Als we je verzoek afwezen, dan geven we daarvan de reden aan.

Met wie kun contact opnemen bij vragen en/of klachten over de bescherming van hun gegevens?

Als je een vraag, opmerking of klacht hebt over de bescherming van je persoonsgegevens of over het privacystatement zelf, dan kun je terecht bij onze functionaris gegevensbescherming. Deze is bereikbaar via 06 – 57 94 33 28. Met specifieke vragen kunnen cliënten, hun eventuele wettelijke vertegenwoordiger(s), medewerkers en vrijwilligers contact opnemen via 06 – 26 98 55 30.

Per e-mail is Lentekind bereikbaar op info@stichtinglentekind.nl.

Dit privacystatement geldt vanaf 25 mei 2018. De inhoud ervan kan worden veranderd. We adviseren je daarom om dit privacystatement regelmatig te raadplegen.

Middelburg, 15 oktober 2019
Versie 2